Inkasso
Ibland får man inte betalt av sin kund även efter man har skickat ut påminnelser. Då blir det tillslut dags att skicka fakturan till inkasso. Vi får många frågor kring inkasso. När ska man skicka till inkasso? Hur fungerar inkasso? Vad är inkassobolag? Vad kostar inkasso? Är inkasso samma sak som kronofogden?
Här ska vi försöka ge er enkla svar på alla dessa frågor om inkasso och mer. Skulle ni ändå ha kvar frågetecken är ni välkomna att kontakta oss så kan vi hjälpa er med det.
Först och främst börjar vi med att förklara vad inkasso är. Inkasso är steget efter en påminnelse om en betalning men innan det går till kronofogden. Det är därmed viktigt att ta sin inkassofaktura på allvar. Går det till kronofogden blir det en betalningsanmärkning som ligger kvar och kan försvåra för framtiden.
Inkasso låter för många som något hemskt men för en kund är det bara ytterligare en påminnelse om att betala för att inte hamna hos kronofogden. Din kund får betala en inkassoavgift (som för närvarande ligger på max 180kr). Men de behöver inte hamna i några register som visar att de inte har betalat sin faktura. Som företag som anlitar oss för inkasso betalar du en avgift för vår tjänst. Vi driver in pengarna från kunden och behåller er goda kundrelation.
Det brukar vara lättare för en extern tredje part att få kunden att betala sin faktura. För att ha bäst chanser att få betalt av kunden är det viktigt att man påbörjar inkasso ganska snart efter förfallodatum.
det vara en idé att sälja sina fakturor. När företaget säljer fakturor får de direkt betalt för sina fakturor och kan använda dessa pengar för att finansiera verksamheten.
Många ser detta som en annan typ av banklån. Avgiften man betalar för att sälja fakturor är som en ränta man betalar på ett banklån. Det är därför idag många företag som ser det som en del av verksamhetens finansiering att sälja fakturor. Både små och stora företag i olika branscher ser fördelar med att sälja fakturor.
När en kund inte betalar sin faktura skickas en påminnelse ut.
Betalar inte kunden efter denna påminnelse kommer Inkasso in.
Ett inkassokrav skickas ut.
Hur fungerar inkasso?
I de fall vi även har hand om era fakturor från innan genom factoring, fakturaköp, fakturabelåning eller fakturaservice så fortsätter vi vårt arbete efter en påminnelse skickats ut med att inleda in process med inkasso.
Har ni inte anlitat oss innan för att ta hand om era fakturor på ett eller annat sätt så kan vi även åta oss enstaka inkassoärenden. Eller starta ett nytt samarbete.
När ni har en faktura där en kund inte betalat på förfallodagen brukar det gå ut en påminnelse. Denna påminnelse skickas vanligen ut efter ett visst antal dagar efter förfallodagen, ca 5-7 dagar är vanligt. När kunden har fått en påminnelse men inte betalat även denna kommer inkasso in. Då tar vår inkassoavdelning över ärendet. De är experter på att få in pengar från kunderna men ändå bibehålla en god affärsrelation.
Först skickas en faktura till kunden där det framgår att deras faktura nu har hamnat hos inkasso. Vi ber dem vänligen att betala inom en viss tidsram. De allra flesta kunderna väljer att betala denna faktura direkt. Ingen vill hamna hos kronofogden där man får en betalningsanmärkning.
Ibland kan orsaken till att kunden inte kan betala direkt att de inte har kapitalet för att göra det i dagsläget. Något oförutsett kanske har hänt. Vi på inkasso kan då hjälpa dem med att ställa upp en avbetalningsplan. Kunden får då möjlighet att betala tillbaka sin faktura utan att behöva hamna hos kronofogden.
Vad säger inkassolagen?
Alla som arbetar med inkasso ställer sig under inkassolagen. Här är ett utdrag ur inkassolagen som gäller för när ett inkassokrav ska sändas ut.
- Ett inkassokrav till en gäldenär måste framställas skriftligt.
- I ett inkassokrav ska det tydligt framgå uppgift om borgenärens namn och om det förhållande som fordringen grundar sig på.
- Vad som fordras i kapital, ränta och ersättning för kostnader ska anges var för sig i ett inkassokrav.
- När det gäller ränta ska särskilt belopp av upplupen ränta, räntesatsen samt den tid och det kapitalbelopp som ligger till grund för ränteberäkningen.
- I samband med inkassokrav ska det anges en viss skälig tid inom vilken gäldenären har att betala frivilligt eller anmäla om han har någon invändning mot kravet.
När man får ett inkassokrav är det ett krav att man ska kunna identifiera vilken faktura som avses. Inkassokravet ska innehålla en uppgift om vad fakturan avser. Det är bra att inte endast använda sig av fakturanummer eller annan kod, eller en hänvisning till tidigare överlämnad faktura. Skriv gärna vilken faktura som avser, exempelvis februari månads abonnemang.
Alla kostnader på ett inkassokrav ska anges var för sig. Exempel ska en eventuell fakturaavgift enligt datainspektionen anges för sig.
Inkasso för olika branscher
I olika branscher kan inkasso hanteras lite annorlunda. Vi ger här en liten guide till de branscher som har lite speciella förfaranden.
Energiinkasso
När det gäller inkasso för energibolag är en viktig sak att anpassa processen efter om det är en privatperson eller ett företag som står som betalare.
Då det finns flera delar att ta hänsyn till när man arbetar med energiinkasso gör det detta förfarande till en mer administrativtung tjänst. Vi börjar med att se över om den som står på fakturan är kvar i bostaden eller affärslokalen. Därefter blir hanteringen även olika beroende på om det handlar om en privatperson eller ett företag.
Vi ser inte bara till att kunden ska betala sina fakturor utan informerar även om vad som händer ifall de inte gör det. Då det handlar om eltillförsel så kan denna stängas av i värsta fall om kunden ej betalar sitt inkassokrav. Vilket ärende de än gäller hanterar vi det varsamt och pratar med kunden om deras inkassoärende för att se vad som ligger bakom en frånvarande inbetalning. Det kan hända oförutsedda saker som gör att betalningsförmågan försämras tillfälligt. Vi ser då till att hjälpa dessa individer att betala deras inkasso med hjälp av en avbetalningsplan.
Kunden brukar vara samarbetsvillig när det gäller energiinkasso dels då de inte vill hamna hos kronofogden men även för att konsekvensen blir att elen stängs av.
Bostadsinkasso
Bostadsinkasso handlar om att ett bostadsföretag ska få in pengar för hyran för bostaden. Här krävs en varsam inkassohantering då det kan vara en mycket känslig fråga att hantera. Detta då slutkonsekvensen blir att personen som ej betalar hyran kan bli avhyst från sin bostad.
Efter att fakturan för hyra är förfallen och obetald lämnas ett uppdrag till vårt inkasso för att inkassera hyran. Det första vi då gör är att skicka ut ett inkassokrav. Skulle denna inte betalas följer dessa steg:
- Dag 12 – vi meddelar hyresgästen om uppsägning. En ansökan om betalningsföreläggande samt avhysning från bostaden. Därefter skickas även en underrättelse till socialförvaltningen med ett rekommenderat brev.
- Dag 13 – Hyresgästen informeras om vilka åtgärder som har tagits. De får information om vad konsekvenserna blir om de fortsatt inte betalar sin hyra. Nu påbörjar kronofogden delgivningsprocessen.
- Dag 21 – nu har delgivning skett och ett utslag utfärdas. När detta är genomfört kan en avhysning ske och ofta sker även en utmätning.
- Har fordran fortfarande inte blivit fullt reglerad överförs denna för efterbevakning och fortsatt hantering. Efterbevakning är en aktiv hantering av fakturan. Vi utför regelbundet en ny scoring för att identifiera tecken på en förbättrad betalningsförmåga men även för att säkerställa att inte fordran preskriberas.
Inkasso för offentlig sektor
När det kommer till inkasso för offentlig sektor har varje kommun eller landsting sin egen utformad policy för hur krav och inkasso ska hanteras. Vi anpassar oss därför efter varje kommun eller landsting hur just de vill ha sin process för inkasso.
För att ge er ett hum om hur det kan se ut ger vi er här en generell bild av ett förfarande för inkasso i den offentliga sektorn.
- Först skickas en påminnelse ut. Detta kan ske både direkt från er eller från oss.
- Får vi inte betalt för denna påminnelse blir nästa steg ett inkassokrav.
- Betalar inte kunden inkassokravet går vi vidare till nästa steg. Detta sker efter 24 dagar efter att påminnelsen har skickats ut en bedömning om vidare åtgärder.
- Här undersöker vi din kunds betalningsförmåga.
- Visar det sig att kunden har en fullgod betalningsförmåga och det stöds av er kreditpolicy går vi vidare. Fakturan lämnas då till kronofogdemyndigheten för vidare hantering.
- Visare det sig istället att kunden inte har några tillgångar kommer våra medarbetare på inkassoavdelningen att bevaka ärendet tills deras situation förändras och din faktura kan betalas. I denna process görs en regelbunden scoring för att se om deras betalningsförmåga förbättras. Vi ser även till att fordran inte preskriberas.
När ska jag skicka till inkasso?
Alla företag har sina egna policies för hur de ska göra med betalningar som inte inkommer i tid. Det vanliga är att man efter någon dag efter förfallodagen skickar ut en påminnelsefaktura. Där ger man kunden en ny chans att betala in sin faktura. Beroende på vilken relation man har till sina kunder kanske man kontaktar dem per telefon innan ärendet går vidare till inkasso. Har man ingen personlig relation till sina kunder kanske nästa steg blir inkasso utan att ta en personlig kontakt med kunden.
Det blir istället inkassobolaget som tar nästa kontakt med kunden. Vanligen skickas ett inkassokrav ut till kunden där det framgår att fakturan nu har övergått till inkasso. Kunden informeras om att betala in sin faktura till inkassobolaget med den ålagda avgiften för inkasso. Denna avgift lagstadgas och är för närvarande 180kr.
Ett företag får ta hand om sina egna inkassoärenden. Det har dock visat sig mer effektiv med en tredje part som tar över ärendet. Andelen betalda fakturor går upp genom att låta en extern part ta hand om inkasso.
När man ska lämna in sina obetalda fakturor till inkasso är upp till företaget. Det finns ingen lag som stipulerar när man ska lämna in fakturorna för inkasso. Det vi kan se är dock att ju tidigare man lämnar in en faktura för inkasso desto större är chansen att man får betalt för den.
Vi rekommenderar att ni tar kontakt med oss så snart ni inte får betalt av er kund efter en påminnelse så att vi kan bedöma när vår inkassoprocess ska ta vid.
Vad kostar inkasso?
Kostnaden för inkasso för den som står som betalare av fakturan är för närvarande 180kr. När det gäller kostnaden för företaget som ska få in betalningen kan kostnaden skilja beroende på ert avtal med ett inkassobolag.
Det finns inkassobolag som tar ut en årskostnad och därpå en kostnad per ärende som man lämnar in för inkasso. Vanligt är även att inkassobolaget behåller ränta och inkassoavgift.
En del inkassobolag väljer dock att endast ta betalt om de lyckas få in pengarna för inkassokravet. De kan hända att de däremot tar en provisionsavgift för varje genomfört inkassoärende.
Inkasso vs kronofogden
Det finns flera som ställer oss frågan om inkasso är samma som kronofogden. Det korta svaret är nej det är det inte. Kronofogden är en statlig förvaltningsmyndighet som rättsligt kan driva in en skuld.
Inkasso är en extra påminnelse till en kund som inte har betalat sin faktura efter den första påminnelsen. Denna påminnelse kommer vanligtvis från en extern tredje part. Ett företag kan dock ta hand om detta själva om de önskar. Det visar sig däremot att en extern part oftare får betalt för fakturan.
Vi har lång erfarenhet av hantering av Inkasso!
Våra duktiga medarbetare kan hjälpa dig om du har några fler frågor.